Inovator:

Viddy Mega Samudera, S.Pd

SMP Negeri 4 Gangga

DATU SOLAH (Data Terpadu Surat Sekolah) merupakan digitalisasi arsip persuratan yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pencatatan, pendataan, serta pengarsipan surat masuk dan keluar. Inovasi ini berlandaskan pada beberapa regulasi yang mendukung transformasi digital dan kearsipan, antara lain UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan Peraturan ANRI No.6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.

Inovasi ini tercetus karena metode pengelolaan arsip surat sekolah yang masih dilakukan secara manual dengan mencatat surat masuk dan keluar pada buku besar. Hal ini menyebabkan berbagai kendala, antara lain data yang tercecer, ketidaksesuaian antara surat yang dibuat oleh tenaga administrasi dan wakil kepala sekolah, serta rawan terjadinya duplikasi atau kehilangan nomor surat. Masalah ini tergolong ringan namun sangat berpengaruh terhadap akuntabilitas dan keteraturan administrasi sekolah. Selain itu, seringkali ditemukan kesulitan dalam melacak surat yang telah dikirimkan maupun diterima, sehingga berdampak pada keterlambatan respon maupun tindakan lanjut.

Isu strategis yang dihadapi adalah perlunya sistem persuratan yang aman dan terintegrasi sebagai bagian dari digitalisasi layanan pendidikan. Untuk menjawab tantangan ini, pada tahun 2023, sekolah telah menginisiasi metode pembaharuan dengan mengimplementasikan sistem digital pencatatan dan pengarsipan surat. Sebelumnya, pencatatan dilakukan dengan cara manual melalui buku induk, kini proses tersebut beralih ke sistem digital yang dibuat secara sederhana menggunakan media yang umum dan terintegrasi seperti Google Formulir, Spreadsheet dan Website sekolah.

Keunggulan dan kebaruan dari inovasi "DATU SOLAH" terletak pada kemampuan sistem dalam mendata surat masuk dan keluar secara lengkap, mencakup nomor surat, tanggal, alamat tujuan/pengirim, serta keterangan penting lainnya. Pada tahun 2025, inovasi ini mendapatkan pembaruan berupa fitur penomoran otomatis pada surat keluar, sehingga mencegah terjadinya duplikasi nomor surat dan meningkatkan keakuratan data. Selain itu, fitur pencarian dan pelacakan arsip surat memungkinkan identifikasi cepat terhadap surat-surat yang telah diterbitkan atau diterima, sehingga dapat mencegah praktik penipuan atau penyalahgunaan surat mengatasnamakan sekolah.

Tahapan inovasi dimulai dari identifikasi masalah administrasi persuratan, dilanjutkan dengan perancangan sistem digital sederhana berbasis Spreadsheet dan google formulir, dan kemudian dikembangkan agar tampil di website sekolah. Produk akhir berupa sistem digital persuratan sekolah mencakup. Inovasi ini telah diuji coba dan diimplementasikan secara bertahap hingga akhirnya digunakan secara aktif dan rutin dalam operasional administrasi sekolah.

DATU SOLAH dapat dikategorikan sebagai inovasi SMP Negeri 4 Gangga yang mendukung terciptanya tata kelola administrasi yang baik, transparan, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.

Tujuan inovasi

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pencatatan surat masuk dan keluar di lingkungan sekolah.

• Menciptakan sistem pendataan surat yang terintegrasi dan mudah diakses

• Mengurangi potensi kehilangan data arsip surat akibat pencatatan manual.

• Meningkatkan keamanan informasi dan mencegah penyalahgunaan surat yang mengatasnamakan sekolah.

Manfaat yang diperoleh

• Mempermudah proses pencarian dan pelacakan surat masuk maupun keluar secara cepat dan tepat.

• Menyediakan data yang valid dan terdokumentasi dengan baik untuk keperluan laporan.

• Menghemat waktu dan sumber daya manusia dalam proses pendataan surat.