Inovator:

Viddy Mega Samudera, S.Pd

SMP Negeri 4 Gangga

Keterbukaan informasi yang efektif dan efisien merupakan bagian dari komitmen SMP Negeri 4 Gangga dalam rangka meningkatkan transparansi dan akuntabilitas publik, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dalam upaya mendukung keterbukaan informasi, SMP Negeri 4 Gangga menjalankan tugasnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk menyediakan layanan informasi publik yang dapat diakses secara terbuka.

SISEGA adalah Sistem Informasi SMP Negeri 4 Gangga berbasis Whatsapp. Ini merupakan inovasi untuk memberikan layanan informasi kepada masyarakat di  daerah sekitar sekolah. Permasalahan yang melatarbelakangi inovasi ini adalah kurangnya aksesibilitas dan kecepatan masyarakat dalam mendapatkan informasi sekolah, karena sebagian besar masyarakat tidak terbiasa mengakses website sekolah atau mencari informasi melalui platform lainnya. Sebaliknya, mereka lebih akrab dan aktif menggunakan WhatsApp (WA) sebagai sarana komunikasi utama dalam kehidupan sehari-hari.

Isu strategis yang dihadapi adalah bagaimana menyederhanakan jalur komunikasi antara sekolah dengan orang tua/wali murid dan masyarakat tanpa memerlukan infrastruktur teknologi yang rumit. Sebagai konsep awal, mulanya sekolah menggunakan akun WA yang dikelola oleh guru untuk merespons pertanyaan masyarakat secara manual. Namun, pendekatan ini masih membebani tenaga pengajar atau guru karena harus melayani banyak pertanyaan yang berulang. Oleh karena itu, dilakukan pembaruan dengan mengembangkan sistem chatbot WhatsApp yang mampu membalas pesan secara otomatis dan real time. Chatbot ini kemudian diperbarui secara berkala oleh admin (guru) sesuai dengan informasi dan kegiatan sekolah, seperti jadwal penerimaan murid baru, informasi libur sekolah, hingga layanan pengaduan.

Keunggulan dari SISEGA yaitu terletak pada pendekatannya yang sederhana namun tepat sasaran dengan menggunakan platform WhatsApp sebagai media penyampaian informasi sekolah, sehingga dapat menjangkau lapisan masyarakat. Kebaharuan inovasi ini terletak pada adaptasi teknologi chatbot dalam ruang lingkup pelayanan publik pendidikan khususnya di SMP Negeri 4 Gangga. Tahapan pengembangan inovasi ini meliputi: (1) identifikasi kebutuhan informasi masyarakat; (2) penggunaan WA manual oleh admin guru; (3) pengembangan dan integrasi chatbot ke dalam WA; (4) uji coba dan evaluasi efektivitas chatbot; dan (5) pemutakhiran konten chatbot secara periodik. Dengan mengintegrasikan chatbot ke dalam WA sehingga dapat memberikan respons pesan cepat. Inovasi SISEGA diharapkan dapat menjadi layanan informasi yang efisien dan cepat.

Tujuan inovasi

• Meningkatkan aksesibilitas dan efisiensi pelayanan informasi sekolah kepada seluruh pemangku kepentingan pendidikan, khususnya murid, orang tua, dan masyarakat umum, melalui media yang sering digunakan yaitu Whatsapp

Manfaat yang diperoleh

• Masyarakat mendapatkan informasi sekolah secara cepat

• Mengurangi beban kerja admin (guru) sekolah dalam menjawab pertanyaan yang berulang

• Meningkatkan transparansi dan partisipasi publik terhadap kegiatan sekolah